Email một thuật ngữ quá quen thuộc trong thế giới hiện đại , ngày nay không một công ty không dùng email phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình , để có thể sử dụng một hệ thống mail mang tên miền riêng của công ty , thì liệu công ty nên nên thuê dịch vụ của bên thứ ba như itaas J ,  google business , office 365  … hay là nên xây dựng một hệ thống mail server riêng . Câu trả lời phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khả năng chi trả , mức độ tin tưởng , nhu cầu sử dụng … Mình cũng có một chút kinh nghiệm về vấn đề này , mình sẽ chia sẽ một số thứ được và vài thứ mất khi sử dụng mail của bên thứ ba cung cấp hay xây dựng một hệ thống mail riêng cho công ty . Bài viết dựa trên kinh nghiệm của mình + research internet cho nên có thể có nhiều thiếu sót nếu các bạn có ý kiến khác thì bổ xung thêm , please . Trước khi vào vấn đề chính , mình đảo qua một tí về lịch sử hình thành và phát triển của email . Mụch đích là cho bài viết thêm dài :D.

Tại sao dùng Third-Party Host ?

Nhẹ đầu , không cần phải khổ sở giải quyết các vấn đề liên quan tới IT như phải mua hay thuê server ở đâu , phải cài đặt và cấu hình như thế , làm thế nào để bảo đảm mail chạy an toàn , xử lí mail bị blacklist ra sao , filter spam mail như thế nào , hạn chế downtime ra sao …. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn giải quyết 1001 chuyện như vậy .

Tuy nhiên , sau đây là hai vấn đề chính bạn cần quan tâm khi sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để host mail :

• Chi Phí: các dịch vụ host mail lớn như Gmail for Bussiness thì mức phí thấp nhất (mình tham khảo trên website của google) là tầm 3$/1 mailbox , bạn càng có thêm nhiều người dùng chi phí càng tăng cao ( thử tưởng tượng công ty có 1000 users) , office 365 mức phí hình như còn cao hơn .
• Không thể tuỳ chỉnh theo yêu cầu của khách hàng , các gói mail hãng đưa ra thường là fix và khó có khả năng thay đổi theo yêu cầu của khách hàng , vd như bạn không thể yêu cầu google để họ tích hợp AD vào dịch vụ mail của mail , hoặc yêu cầu họ giảm dung lượng hộp mail và tính mức giá thấp hơn …

Tại sao lại xây dựng một mail server riêng ?

Tại sao bạn lại phải nghĩ đến việc xây dựng một server mail  riêng khi nhà cung cấp sẽ giải quyết những vấn đề này cho bạn .

• Vì ý muốn cá nhân
• Bạn không rõ về việc setup vận hành mail server nhưng bạn muốn tự học , tự làm .
• Vì chi phí , bạn vận hành được nó thì bạn không phải bỏ tiền ra thuê mướn ai
• Bạn Xây dựng được nó thì bạn có thể chủ động điều khiển , custom theo ý của bạn
• Vì sự riêng tư và bảo mật . Thông tin lưu trữ trên mail server quá quan trọng và cty không an tâm khi đặt dữ liệu vào tay nhà cung cấp .

Việc sử dụng server mail riêng để lưu trữ rất phức tạp và đòi hỏi một trình độ kĩ thuật nhất định về system , security để đảm bảo hệ thống mail chạy an toàn và ổn định . Nhưng nếu bạn đủ sức vượt qua những khó khan đó , bạn sẽ chủ động hơn mọi thứ như hệ thống bị lỗi gì , sử lí ra sao , backup ra restore như thế nào , không phụ thuộc vào bên thứ ba , sẽ khiến an tâm hơn .

Đối với những người bạn không có , kiến thức về mail server còn hạn chế hoặc thời gian hạn hẹp thì nên sử dụng dịch vụ của bên thứ ba , thậm chí đối với những người có kinh nghiệm và thời gian thì việc lựa chọn một bên thứ ba để host mail cũng có thể là một lựa chọn tốt , vì tính dễ sử dụng và nhà cung cấp sẽ đảm bảo cho việc máy chủ hoạt động ổn định .

Tuy nhiên đối với những bạn yêu thích việc quản trị hệ thống , hoặc do quy định của công ty hay là lo ngại về chi phí thì việc tự mình xây dựng một hệ thống mail server là là lựa chọn tốt .

Việc lựa chọn bên thứ ba để host mail hay tự xây dựng mail server riêng cho mình đều nhằm mục đích cuối cùng là để việc gởi và nhận mail được hiệu quả và không bị gián đoạn . Lựa chọn phương án nào thì phải phụ thuộc vào tình hình cụ thể của từng công ty , những ý kiến bên trên chỉ để làm rõ hơn bức tranh , việc lựa chọn nằm trong tay bạn .

Dịch vụ mail server của ITAAS : https://itaas.vn/mail-server-2/