Mình lang thang facebook , thấy có một vài chủ đề được các bác quan tâm như là có nên outsource không ? , và những đều cần chú ý khi outsource là gì ? , Mình thì thấy là tuỳ quan điểm mỗi người có người sẽ thích tuyển người , có người lại thích outsource phương án nào cũng có cái lợi và cái hại riêng tuỳ vào từng hoàn cảnh cụ thể mà mỗi người có cho mình câu trả lời . Riêng theo kinh nghiệm của mình đối với lĩnh vực IT , những doanh nghiệp SMB nên outsource ra bên ngoài tận dụng kinh nghiệm, kiến thức của công ty outsource để tránh rủi ro , có thêm thời gian tập trung vào core Bussiness . Sau đây là một số chia sẽ của anh Doanh Nguyễn CEO của staruplaw về ưu nhược của vấn đề thuê ngoài thấy hay nên share về cho các bạn cùng đọc .

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ , rất nhỏ, siêu nhỏ và nhỏ liti ở VN có doanh thu không quá cao hoặc khó gọi là lớn . Tuy nhiên một nghịch lý là chế độ kế toán, thủ tục hành chính và nghĩa vụ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp từ nhỏ liti cho đến doanh nghiệp top VNR500 hầu như là giống nhau.

Năm 2018 doanh nghiệp (kể cả liti và VNR500) sẽ gánh chịu những chi phí cho việc thuê lao động rất cao và sẽ ngày càng tăng thêm như thể là để bù đắp cho nhiều “quỹ chung” khác đang ngày càng thâm hụt.

Cụ thể các khoản đóng cho việc thuê lao động mà doanh nghiệp phải gánh chịu bao gồm:

• Trả thêm 32% và phụ cấp cho các khoản BHXN, BHYT, BHTN. Dù 10% của do NLD đóng góp nhưng tiền đó vẫn là từ doanh nghiệp trả .
• từ năm 2018, việc trốn đóng BHXH với số tiền từ 50 triệu hoặc trốn đóng cho 10 người trở lên là có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự . Trốn đóng từ 1 Tỷ là sẵn sàng ngồi tù đến 07 năm . Với Pháp nhân vi phạm , có thể bị phạt đến 3 Tỷ .
• Thuế TNCN vẫn như mọi khi , trên 9 triệu là bắt đầu đóng dù ít dù nhiều . Thuế là của người lao động đóng, nhưng cũng vẫn là toàn doanh nghiệp trả .
• 2% tổng quỹ lương cho phí công đoàn do doanh nghiệp trả để nuôi công đoàn và để công đoàn giúp bảo vệ người lao động trong mối quan hệ lao động với chính doanh nghiệp.
• Quỹ phòng chống bão lụt . Người lao động trước không phải đóng khoản này , nhưng nay đã phải đóng và là bắc buộc là 1 ngày lương cơ sở/năm ( khoảng 150.000/năm )
• Các khoản phúc lợi cho người lao động: Thưởng ít nhất 1 tháng lương thứ 13, thưởng các dịp lễ, ốm đau , tiền mừng, tiền chia buồn, tiền ăn trưa, xăng xe, tiền điện thoại, tiền đồng phục, tiền thuê chỗ làm việc, tiền liên hoan tổng kết …

Tính sơ bộ, người lao động có lương thoả thuận là 15triệu/tháng ( 180 triệu/năm ) thì doanh nghiệp phải chi trả tổng chi phí liên quan đến người này là: 270 triệu/năm, trong đó người lao động chỉ bỏ túi được 159 triệu/năm để nuôi và phát triển bản thân, gia đình và những người liên quan hoặc không liên quan  .

Vậy làm sao để TIẾT GIẢM các chi phí đó mà doanh nghiệp nhỏ của mình vẫn vận hành trơn tru và đương nhiên là phải hiệu quả.

Hiện có nhiều cách phổ biến để tiết kiệm các chi phí về lao động mà nhiều doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng như:

1. Đóng BHXH ít đi so với lương thực tế . Cách này là phổ biến nhất , nhưng luật hình sự 2015 ( sửa đổi 2017 ) có hiệu lực từ 01/01/2018 sẽ giúp cho các anh chị biết sợ hơn khi áp dụng nó.
2. Thuê nhân sự đa nhiệm : Kế toán kiêm nhân sự kiêm hành chính(admin) kiêm luật sư kiêm trợ lí giám đốc kiêm bảo vệ kiêm cả nhân viên marketing ( khi mà ngày nào cũng phải bắt đầu ngày mới bằng việc click nát web của công ty để tăng traffic). Cách này cũng phổ biến không kém nhưng mà người chứ có phải … đâu mà nhiều tay/chân đến thế
3. Thuê các dịch vụ bên ngoài ( thường là dịch vụ kế toán thuế). Nhưng kế toán thường chỉ làm sổ sách kế toán

Thực ra ở thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp nhỏ cũng không có nhiều lựa chọn hơn ngoài những giải pháp trên .

Mô hình quản lí doanh nghiệp cực tinh gọn

Trong 03 năm qua, khi áp dụng tư vấn mô hình quản lí cho 9 doanh nghiệp nhỏ khác nhau, tôi xác nhận một mô hình doanh nghiệp cực tinh gọn . Trong đó doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai bộ phận chính. Bộ phận này tập trung làm những việc họ giỏi nhất , yêu thích nhất và tạo ra giá trị cốt lõi nhất của doanh nghiệp.

Với công ty sản xuất: Đó là bộ phận thiết kế sản phẩm và quản lí sản xuất.

Với công ty công nghệ: Đó là đội ngũ phát triển sản phẩm.

Với công ty du lịch: Đó là đội ngũ trực tiếp cung cấp các giải pháp dịch vụ cốt lõi cho khách hàng.

Với công ty thương mại: đó là đội ngũ mua bán hàng/broker giỏi nhất.

Với những bộ phận hỗ trợ kinh doanh khác như IT,Nhân sự, Kế toán, Pháp lý , Phòng kinh doanh (Sales) , Phòng marketing , Công nhân sản xuất thi công … thì sao ? các chủ doanh nghiệp mà tôi đã áp dụng mô hình đã quyết định thuê ngoài một hoặc một vài nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên nghiệp để thay thế các bộ phận đó

1) Tại Sao Phải Thuê Ngoài ?

Bạn sẽ không phải lo đến các vấn đề/rủi ro của việc thuê người:

• Chuyên môn của nhân viên kém . Tiền lương càng thấp thì càng không thể đòi hỏi chuyên môn của nhân viên phải giỏi.
• Rủi ro , trách nhiệm của nhân viên khi làm sai. Nhân viên làm sai, hậu quả có gây ra thì bạn cũng không thể yêu cầu bồi thường sòng phẳng theo thiệt hại thực tế. Theo quy định của bộ luật lao động , nếu nhân viên gây thiệt hại cho doanh nghiệp bạn, họ chỉ phải bồi thường tối đa 03 tháng lương theo hình thức trừ dần trong vòng 4 – 5 tháng tiếp theo và hoàn toàn không phụ thuộc vào số thiệt hại thực tế . Nếu họ đã nghỉ làm rồi mà bạn mới phát hiện sai sót thì bạn lĩnh cả luôn . Nhất là các sai sót về sổ sách kế toán – thuế và pháp lý.
• Nhân viên ốm/đau. Tất nhiên rồi, ai cũng được quyền ốm đau. Không thể cấm nhân viên ốm đau. Nhân viên ốm đau thì không thể bắt họ đi làm như bình thường được và công việc gián đoạn là tất yếu.
• Nhân viên đa nhiệm nên làm không hết việc. Nhiều việc sẽ mệt. Mệt sẽ cáu, kể cả với Sếp. Cáu nhiều sẽ chán => nghĩ .
• Nhân viên không có đủ việc để làm . Cái này căng hơn cả nhân việc làm không hết việc . Nhàn rỗi sinh nông nổi.
• Trong nghành IT mình thấy khá nhiều người hợp là cuộc chia tay không êm đềm nhân viên quay lại trả thù công ty gây ra nhiều thiệt hại về mặc kinh tế điển hình như vụ VCCorp .
• Các vấn đề rủi ro , phức tạp đặc thù khác trong vấn đề quản lí con người .
• Chi Phí để thuê dịch vụ thuê ngoài thường thấp hơn nhiều so với chi phí để thuê nhân sự có chuyên môn chuyên nghiệp như của đội ngũ chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Theo thống kê của tôi , chi phí được giảm từ 40-70% . Ví dụ thay vì phải thuê 3 nhân viên có chuyên môn tốt , bạn chỉ cần thuê một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài với chi phí bằng hoặc cao hơn một chút với chi phí thuê một nhân viên .

2)Tại sao phải thuê ngoài dịch vụ của Công Ty thay vì cá nhân ?

Một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài là một công ty thì thường có một ekip để cung cấp một dịch vụ vì vậy 365 ngày trong năm một công ty luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ. Vậy nên sẽ không có chuyện công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài nghĩ ốm, nghĩ thai sản hoặc nghĩ vì lý do cá nhân.

Các nhân có thể thay đổi nghề nghiệp , chuyển nơi ở , chuyển nơi công tác, lập gia đình… Công ty cũng có thể thay đổi nhưng thương hiệu của công ty và dịch vụ thì vẫn được duy trì . Vì vậy , tính chịu trách nhiệm của một công ty với dịch vụ mình cung cấp sẽ bền vững , lâu dài hơn so với một cá nhân.

Về chất lượng dịch vụ, công ty có thể thay thế nhân sự phụ trách chuyên môn để đảm bảo chất lượng dịch vụ . Cá nhân thì không thể thay thế chính mình để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Với cty thì khách hàng chỉ quan tâm duy nhất đến một chỉ số là sự hài lòng của khách hàng . Khách hàng không quan tâm tới việc chủ doanh nghiệp hay nhân viên chuyên môn của công ty dịch vụ thuê ngoài đó tâm trạng như thế nào , sức khoẻ ra sao .
3)Bộ Phận của doanh nghiệp nào có thể thuê ngoài ?

Chủ doanh nghiệp thực tế có thể thuê ngoài tất cả các bộ phận của doanh nghiệp mình . Tuy nhiên , tuỳ từng nghành kinh doanh, chiến lược phát triển các nguồn lực của mình mà quyết định thuê ngoài dựa trên các tiêu chí sau:

• Bộ phận mang lại giá trị cốt lõi của doanh nghiệp mình thì nên giữa lại
• Bộ phận nào manh tính hỗ trợ hoạt động kinh doanh cốt lõi nhưng việc cung cấp giá trị cốt lõi không phụ thuộc vào bộ phận này thì nên thuê ngoài . Các bộ phận hỗ trợ có thể kể đến như : IT , Kế toán , nhân sự , pháp lý , Công nhân ( với các ngành có thể thuê ngoài hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc mùa vụ )
• Một số bộ phận nếu để lại thì rất khó quản lí cho chủ doanh nghiệp chưa có đủ chi phí và khối lượng công việc đủ nhiều để duy trì , hoặc chủ doanh nghiệp không có trình độ chuyên môn để xây dựng , đào tạo và quản lí bộ phận đó . Có bộ phận này thường là IT ,Pháp lý , Nhân sự , Kế Toán , Xuất nhận Khẩu

4) Bất lợi khi thuê ngoài

Bất kì mô hình nào cũng có những điểm bất lợi . Việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để thay thế các bộ phận của doanh nghiệp cũng sẽ mang lại một số bất lợi mà chủ doanh nghiệp và công ty cung cấp dịch vụ cần có giải pháp xử lý hoặc hạn chế . Các bất lợi điển hình như :

• Sự phối hợp giữa các vị trí , bộ phận của doanh nghiệp với công ty cung cấp dịch vụ không phải lúc nào cũng thuận lợi, trơn tru như người nhà
• Sự truyền tải văn hoá của doanh nghiệp thông qua nhà cung cấp dịch vụ là khó hoặc không đảm bảo do văn hoá nhà cung cấp dịch vụ khác với văn hoá doan nghiệp
• Sự phải ứng nhanh nhất với các thay đổi hoặc những yêu cầu đột xuất từ doanh nghiệp có thể không được đáp ứng bởi nhà cung cấp dịch vụ do họ đang bận xử lí các yêu cầu khác từ các khách hàng

Tất nhiên một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ biết cách để hạn chế các bất lợi của mô hình dịch vụ mang lại và có những chính sách quản lí để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất nhằm duy trì dịch vụ một cách lâu dài

Dịch vụ IT quản trị hệ thống của ITAAS : https://itaas.vn/it-quan-tri-he-thong/